הדבר הקטן הזה, שלפעמים לא נותנים לו מספיק חשיבות – יעשה לכם המון סדר ונחת, ואפילו יחסוך לכם לא מעט כסף. אז איך להתייחס לאישורי הגעה לחתונה? הנה המדריך שממש מומלץ לקרוא כשמתארגנים לקראת היום הגדול
בתוך כל הארגונים וההחלטות לחתונה שלכם, אתם כנראה לא שמים את אישורי ההגעה במקום גבוה במיוחד בסדר העדיפויות. אך דווקא מרכיב “טכני” זה של ארגון החתונה הוא אחד המשמעותיים ביותר, סביר להניח שהרבה יותר ממה שאתם חושבים. אישורי הגעה לחתונה הם גורם חשוב לגבי עלות החתונה שלכם, סידורי ההושבה במהלך הארוחה ואפילו לגבי האווירה הכללית לאורך החתונה.
בדיוק בגלל שאישורי הגעה לחתונה לא תמיד זוכים לתשומת הלב הראויה להם וכי לא כל הזוגות מבינים מדוע הם כה חשובים, ב-AMORE אירועים הכנו עברכם מדריך קצר ושימושי.
*הידעתם? המונח הבינלאומי המקובל לאישורי הגעה לאירועים – RSVP – מגיע ממשפט בצרפתית שמשמעותו “אנא הגיבו”.
למה אישורי ההגעה חשובים?
אמנם אישורי הגעה לחתונה נכללים בתוך הרשימה של מטלות טכניות ו”אפורות” שיש לבצע זמן קצר לפני החתונה עצמה, אך כאמור מדובר על מרכיב מהותי בארגון החתונה שלכם ובהצלחתה – מכל הבחינות. הנה הסיבות העיקריות שכדאי לקחת בחשבון:
- ניהול יעיל של תקציב החתונה: בראש ובראשונה, אישורי ההגעה מאפשרים לכם לנהל בצורה חכמה ויעילה את תקציב החתונה שלכם ולא לשלם כסף סתם. באולם האירועים, אתם משלמים לפי מספר המנות (האורחים) המוגדר שבחרתם. כמובן שלא כל רשימת המוזמנים שלכם תגיע, אך אישורי הגעה מאפשרים להגיע לרמת דיוק די גבוהה ולהבין מספיק זמן מראש מי מגיע ומי לא. כך אתם יכולים לשלם רק (או כמעט רק) על מנות של אורחים שבאמת מגיעים.
- תזכורת יעילה לאורחים: שליחת אישורי הגעה מהווה תזכורת אלגנטית ומעודנת לכך שאתם מתחתנים, שאותם אורחים מוזמנים וגם מתי ואיפה מתקיימת החתונה.
- יצירת תחושת מחויבות לחתונה: בגלל שאנשים רבים מודעים לעובדה שהזוג משלם לאולם על כל מנה מוזמנת, אז אישורי ההגעה יוצרים סוג של מחויבות לחתונה שלכם. אורחים שאישרו הגעה יודעים שאם “יבריזו”, אתם תשלמו סתם את עלות המנה שלהם ולכן יש להם תמריץ לתת תשובה אמיתית ולאשר או לבטל את הגעתם.
- שקט נפשי עבורכם: ניהול חכם ויעיל של אישורי הגעה לחתונה מספק לכם, כזוג המתחתן והמזמין, שקט נפשי לגבי מי בדיוק מגיע ולא מגיע לחגוג איתכם. זה יכול להוריד מתח באירוע עצמו וביום ההכנות אליו, וכל הורדת מתח היא משמעותית ביום מרגש שכזה.
אישורי הגעה – איך עושים זאת בפועל?
בעבר, ובמידה מסוימת גם היום, המשפחה הקרובה של הזוג היו מתקשרים לכל רשימת המוזמנים – לפי השתייכות משפחתית או חברתית – כדי לברר האם הם מתכוונים להגיע לחתונה. אך היום יש עוד אפשרויות לניהול אישורי הגעה לחתונה, כולל אפשרויות טכנולוגיות ושירותי מיקור חוץ המייעלים את התהליך עבור כל הצדדים.
הדרך המסורתית לביצוע תהליך אישורי הגעה היא פשוט לחלק בין משפחה וחברים את רשימת המוזמנים ואז כל אחד מתקשר לקבוצת מוזמנים, אחד אחד, ושואל לגבי כוונת ההגעה או אי ההגעה לאירוע. זה אמנם בחינם, אך מדובר על תהליך די סיזיפי ומטריד עבור המתקשרים וגם כאשר אורח מקבל טלפון אישור הגעה מבן משפחה או חבר של הזוג, הוא עשוי להרגיש לא בנוח להגיד שבעצם הוא לא מגיע לחתונה…
אפשרות חדשנית, יעילה ואפילו טובה יותר של ניהול אישורי הגעה לחתונה היא באמצעות התקשרות עם ספק שירות חיצוני וייעודי. השוק עמוס בחברות המציעות שירותי אישורי הגעה ובאפליקציות טכנולוגיות המאפשרות גם שליחת בקשות לאישור באמצעים דיגיטליים ובדרך מהירה, נוחה ואסתטית מאוד.
חברה חיצונית המבצעת אישורי הגעה מקבלת את הרשימה מכם ואז נציגי השירות שלה מתקשרים למוזמנים. זה מוריד את ה”תיק” הזה מכם וממשפחתכם ומעביר אותו לגורם חיצוני ניטרלי, מה שגם מקדם מתן תשובות כנות מצד המוזמנים.
אפליקציות לאישורי הגעה מאפשרות בניית הודעת אישור הגעה מעוצבת ואינטראקטיבית (הוספה ליומן, ניווט ליעד, הגדרת בקשות מיוחדות לאוכל או מוזיקה למשל וכן הלאה) הנשלחת ישירות לסמארטפון ו/או למייל לפי רשימת מוזמנים שאתם מעלים. כך אפילו אין צורך בשיחת טלפון והמוזמנים יכולים לאשר הגעה או להודיע שאינם מגיעים בהקלקה אחת. מדובר על שירותים נוחים, יעילים ועם ממשקי משתמש אטרקטיביים ואסתטיים, רובם בתשלום אך לא מדובר על סכומים משמעותיים, בטח לא ביחס לעלות החתונה כולה וליכולת של אישורי הגעה לחתונה לחסוך לכם כסף על מנות מיותרות.
אישורי הגעה לחתונה מאפשרים לכם לשלם רק על מי שבאמת מגיע, לנהל את ההושבה בשולחנות באופן יעיל ולהוריד מתח לקראת החתונה המרגשת שלכם. אל תזניחו את הנושא ובחרו את הדרך הטובה והנוחה ביותר עבורכם לנהל את תהליך האישורים, עם המלצה שלנו על מיקור חוץ לחברה מתמחה או דרך אפליקציית אישורי הגעה. אנחנו בטוחים שבצירוף כמה תמונות של מתחם AMORE ושל האוכל שלנו – ורוב הרשימה שלכם תאשר הגעה.
